Métodos de Mejora de Producción – Los 4 cuadrantes de Stephen Covey

Gestionar bien el tiempo no es hacer una lista de actividades y luego ir tachándolas a medida que se completan. Es saber planificar, priorizar, aprovechar y por supuesto, también descartar. El tiempo es lo único que no puedes malgastar, porque nunca lo recuperas, cada minuto cada hora mal empleada es tiempo de tu vida que has arrojado a la basura, no puedes administrar el tiempo porque siempre vas a tener las mismas horas y los mismos minutos, pero si puedes gestionarte tus actividades y el cómo utilizar tu tiempo.

El problema de que los altos mandos no sepan gestionar efectivamente su tiempo, genera sobre costos en la producción que impactan directamente a la competitividad de la empresa sin que necesariamente signifiquen una mayor producción.

Si alguna vez has sentido lo siguiente:

  • ¿Sientes qué te faltan horas en el día para completar tus actividades?
  • ¿Sientes qué no alcanzas tus metas sin importar lo mucho que te esfuerces?
  • ¿Sientes qué existen demasiadas tareas, personas y actividades que necesitan de tu atención?

Los cuadrantes de Stephen Covey sencillamente son una matriz, un modelo compuesto por cuatro secciones. Cada una de ellas representa una determinada categoría de prioridad en las tareas. Al mismo tiempo, cada cuadrante incluye un conjunto de actividades que deben gestionarse de manera diferente.

CUADRANTE I. Importante-Urgente

Se refiere a todas aquellas actividades cruciales que deben hacerse ahora, sólo debe contener aquellas actividades que requieren tu atención inmediata. Aquí colocamos las emergencias y los plazos extremadamente importantes. En caso de que aparezca una crisis importante, tendrás que posponer otras tareas.

CUADRANTE II. Importante-No Urgente

Es donde planificamos a largo plazo, nos anticipamos y prevenimos los problemas, incrementamos nuestras habilidades y nos proporciona un desarrollo continuo. Se trata de actividades que no son decisivas a corto plazo, pero sí a mediano y largo plazo. En este cuadrante están todas aquellas tareas que no son de vida o muerte, pero sí resultan determinantes para la calidad de vida o el bienestar.

CUADRANTE III. No Importante-Urgente

Suelen ser actividades que sirven para satisfacer las prioridades y expectativas de los demás. Aquí están las llamadas, interrupciones, reuniones, correos, informes. Estas actividades son obstáculos que se interponen entre tus objetivos y tú. Si es posible delegar o reprogramar estos elementos hágalo.

CUADRANTE IV. No importante-No Urgente

Son actividades que no son de carácter de urgencia, ni tampoco tiene mayor relevancia, se trata de actividades que absorben parte de nuestro tiempo. En este cuadrante se ubican acciones completamente irrelevantes como mirar el correo electrónico cada cinco minutos. O seguir una conversación por redes sociales en la que ni siquiera hay nada interesante que decir.

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